Traitement des Courriers Entrants (Version Papier et Email)
Une solution de gestion électronique des documents conçue pour automatiser et optimiser le traitement des courriers entrants, qu'ils soient sous forme papier ou électronique. Notre solution vous permet de centraliser, numériser, classer, et suivre tous les courriers reçus, améliorant ainsi la réactivité et l'efficacité de votre organisation.
Caractéristiques Principales Traitement des Courriers Papier Numérisation Rapide : Conversion des courriers papier en documents numériques via une numérisation haute qualité, permettant une gestion électronique fluide. Indexation et Classement : Classement automatique des courriers numérisés selon des critères définis (nature du courrier, service concerné, etc.), permettant un accès rapide et efficace.
Gestion des Courriers Électroniques Centralisation des Emails : Enregistrement les courriers électroniques entrants à partir de boîtes de réception désignées en format pdf, centralisant ainsi tous les courriers dans un seul système. Classification Automatique : Tri des courriers électroniques selon des règles prédéfinies (expéditeur, objet, contenu) pour un traitement rapide et ordonné. Archivage et Suivi : Stockage sécurisé des courriers électroniques avec traçabilité complète, facilitant la recherche et le suivi ultérieur.
Flux de Travail et Validation Distribution Automatique : Routage des courriers (papier ou électroniques) aux services ou personnes concernées selon des workflows définis. Validation et Suivi : Mise en place de circuits de validation pour approuver les courriers, avec des notifications automatiques et un suivi en temps réel. Historique et Traçabilité : Conservation d’un historique complet de chaque courrier, incluant toutes les actions effectuées, pour une traçabilité totale. Sécurité et Conformité Gestion des Accès : Contrôle strict des accès pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter, traiter ou valider les courriers. Archivage Sécurisé : Stockage sécurisé des courriers numérisés et électroniques, conforme aux normes de protection des données et de conservation légale.
Avantages pour Votre Organisation Réduction des Délais : Accélération du traitement des courriers entrants, réduisant ainsi les temps de réponse. Efficacité Accrue : Automatisation des tâches répétitives, permettant à vos équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Amélioration de la Traçabilité : Suivi précis de chaque courrier, de sa réception à sa validation finale, minimisant les risques de perte ou d'oubli. Optimisation de l'Espace : Réduction du stockage physique grâce à la numérisation et à l'archivage électronique sécurisé des courriers.
